信息化时代，企业在每一天的高速运转中产生出大量文件，这是企业的信息化资产。但随着这些资产数量的增加，处于一个分散的状态而难于系统的管理运用起来，这样长期运转下来就会造成企业信息资产的丢失，数据信息的泄露，这给企业带来的损失是难以估量的。企业要避免这些潜藏的信息安全隐患可以借助市面上风头正盛的文档管理系统来解决这一难题。
文档管理系统是信息化社会衍生出来的产物，它应运而生，专门就为了帮助企业对于信息化资产的管理，为企业内部搭建一个知识体系平台，管理企业内部各类型的文件。
下面就给大家简单介绍一下市面上较为普遍易度文档管理系统对于企业文档管理是如何进行的。
方法/步骤
文件在没有统一管理之前，是分散在各处的，系统首先要做的便是把这些分散的文件集中起来统一存储到服务器端，文档的收集就包括跟你的业务系统，邮箱，扫描仪等做对接，让里面的文件自动上传到系统中来。
文件收集到服务器端后数量是非常庞大的，接下来系统要做的事情就是把这大数量文件组织规范好，提供各种形式上的组织方式，比如说，文件夹分类，标签分类，个人的文档，，部门的文档，公司的文档，项目的文档，包括文档与文档之间的关联，关系文档之间的引用关系等等这一系列的手段把文件组织好，而且还要对正确的文档进行发布的管理，确保别人使用到的文档都是正确的文档。
文档获取，系统提供了四种模式的获取方式，让你能够快速获取你所需要的文件。第一个是搜索，可以通过全文检索，条件组合搜索快速找到所需要的文件。第二种方式分享，需要用到的文件，可以内部分享给系统中的其他人，也可以以链接的方式外部分享给合作人等，分享它是取代QQ、ai、u盘这样的文档传递方式，让文件传递更加安全方便。第三种方式关注，觉得好的文件可以关注，关注过的文档，当其有了新的变化，有人评注过，有人留言过，系统都会第一时间把消息推送给你，就像使用微博关注某人效果是一样的。第四点是收藏，经常要用到的文档，可以把它收藏到自己的收藏夹里，下次使用可以在收藏夹里快速的找到。这就是一个文档四种不同的获取方式。
文档展现，系统支持市面上各类主流格式的在线预览，不用下载到本地就可以直接查看。
文档协作包括可以做版本的管理，流程的管控，可以在系统里面创建文档，修改文档等。甚至还可以在部门里进行协作，项目里进行协作，在工作组里进行协作，系统提供各种形式的协作空间，这些是由文档管理衍生出来的功能。
文档统计，系统自带报表中心，针对文档的一个变更动态，以报表形式直观的展示出来，便于提供数据分析的素材。
上述的这些功能都包括了对安全，流程的管控，确保能够高效安全的使用这些文件，但是小编觉得过于麻烦，建议大家下载一款存储软件进行文件的管理，比如；一粒云盘就挺好，支持文件在线编辑、文件共享、全文搜索、文件同步、多级管理等等；完全不输于大的企业网盘
注意事项
信息化时代就要通过这类信息化的工具来为企业的发展助力，让企业在高效运转的同时而没有后顾之忧。
广告公司文件多很正常，一般都是存到U盘、各种云盘等，但这种安全性可能低一些，也只能一个版本一个版本的存，然后记录哪个是最新版本，分享起来也比较困难。我们公司现在用一个叫任讯的软件，还比较方便，可以对企业内部的文档进行集中存储和统一管理。可以按照部门、岗位等创建多级目录，对文档进行分类存储，易于查找。还能设置访问权限，可以精确设置每个目录和文件的详细操作权限，用户的每一项操作都会自动生成相关日志以便事后查证。支持多人协同在线编辑和版本控制，一个文档可以记录多个历史版本，随时可以查看或恢复。重要文档可以加密存储，即使非法拿到也无法查看。支持多种文档备份方式，即使文档损坏或者丢失也不用担心。
很多用户在使用电脑的过程中也许经常碰到这些的情况：忘了文件的位置、找不到历史文件、还有交接工作，别人甚至不知道这一堆东西都是什么。这一切根源，就在这一次又一次的随手放置、寻找文件、删除文件的过程中，你不知不觉就被杂乱的文件给吞噬了。
推荐一款免费的企业文档管理系统——C2P工业云【文档】管理。
使用C2P工业云文件管理，您可以轻松共享、发送、分类和归档扫描的文档。您还可以生成业务文档，如:供应商账单、任务和制造产品表。
简化您的工作流程：充分利用完全集成的审批、控制和验证流程，以及活动、聊天和行动规则以确保在正确的时刻由合适的人员完成所有工作。
把文档分配给您的同事、客户或供应商。直接共享您的文档或档案，邀请您的客户直接从客户端下载。
与签署无缝对接：不要再浪费时间打印和扫描需要签名的文档，将它们分配给合适的人，让他们签名并直接发回。
批量处理文档：通过请求批准，更改文件夹，标记和一次分配多个文件而不是逐个批量处理。
使用文档，一切都在您需要的地方，即时可用。跟踪您的所有文档，并且永不丢失，所有文档都在同一个地方组织和存储，安全可靠。
点击下方链接，免费体验工业云精彩功能！
<&;
帐号：do，密码：do。
想要了解更多工业云的功能，请访问工业云官网：
/do.rongbiz.com&;
在当今的办公环境中文件管理是必不可少的一部分，那么企业如何实现数据的集中管控，同时避免未经授权的数据扩散、截屏、复制、另存、打印等方式的泄密呢？
数据的泄密通常都是因为计算机的丢失、被盗等途径，同时所含数据未进行加密而导致，文件随意被带走，数据容易泄露出去。重要数据一旦泄密，企业将要面临严重的后果。
企业文件管理系统，国内首个全Windows操作，整合了企业私有云、备份云以及独特的企业加密云，致力于数据的集中管控、数据安全防护，为企业提供安全便捷的云办公平台。
首先运用了企业文件管理系统，企业文档信息加密存储，没有权限无法访问查看，无法将文件通过复制、截屏、另存、打印等方式带走，即使是云端管理员还是公司管理员都无法翻开加密文档，保证了数据的安全。
其次文档除了防复制、截屏、另存、打印等安全保护途径外，还可以对存储的文档设置添加水印，有了水印，不论是拍照还是其他方式传播出去都会受到追责，从而保证企业文档的产权。
除此之外，在该系统中，能够对不同的用户设置不同的权限，不论是从图纸的审批把关，还是到图纸的备份保护等各方面都能对其进行保护。以及文档权限角色管理，用户分享/共享时可为共享对象选择角色，进而控制其对文档的运用权限，比方上传、分享、复制等权限，角色的权限由管理员统一配置，可提供多种上角色。
总之，企业文档管理系统可以通过多方面的安全保障措施来为企业数据资产提供全方位的安全保障，防止企业数据泄密事件的发生，让企业可以放心的将数据进行存储，从而有效提高整体的效率。
从与客户的第一次沟通开始，到最后成交以及售后服务过程中，会产生很多相关的文档，比如需求说明文档、报价、合同、发票、付款凭证等电子文件。这些文件对于后续业务的开展和参考有着重要的作用。随着客户量的增加，我们就有必要在Rushcrm系统中将这些文档集中存储和管理起来。那要如果来管理呢？接下来小编就给大家讲一下。
文件夹管理
既然要集中管理文档，自然是要分文别类，这里我们可以事先在“文档管理”中创建好不同分类的文件夹，用于专项存储文档
文档上传
Rushcrm为了使文件与业务之间有更好的关联性，每个模块下都关联了文档区块，用户只需要在相应的业务环节中在模块表单内直接上传文件，Rushcrm就能自动将文件归集到文档管理中，并在模块表单中直接展现文档列表，可以清楚的看到文件的类型、上传时间、归档的文件夹。
总结
文档管理不单单可以存储文件，还可以设置文档的下载权限。另外，还支持编写在线文档。
如今企业在实施文件管理的时候，往往把文件管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文件管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。
文件是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文件资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文件会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。
所以，会博通®可以为客户提供将企业的各类型文件（文档、音视频等）均存放到管理平台中实现有序化管理，避免出现管理分散和人员流失导致的文件的流失。同时，我们也为企业提供三大管理体系：流程、权限和借还管理体系，实现企业文件的规范化应用，解决利用不便、去向不明、被恶意扩散等尴尬情况。一般的管理软件主要解决的是过程的管理，而会博通®是对已经转化为成果的文件进行管理，不仅包括形成的过程管理，也包括后续传播、变更、借还等的管理。
可以搭建云盒子私有云企业网盘，推荐的原因有以下三点：
弹性扩容
现代企业的文件数据都是非常庞大的，因此弹性的存储空间非常重要。云盒子私有云企业网盘支持弹性扩展，硬盘即插即用。
安全存储
云盒子支持定时备份、加密存储、预览水印、外链期限、云链加密、敏感词过滤、我二维码登录、文件权限设置等多达22项安全功能机制。保护企业文件的安全，防止数据丢失。
高效协作
你可以从云盒子随时随地获取文件，跟同事沟通，发起文件流程、提醒同事查看、发邮件……云盒子并非简单的文件管理，而是在文件管理的基础上帮助大家更轻松展开协作，提高工作效率。
文件管理现在越来越受企业的重视，文件管理的本质是为了更妥善的存放文件，帮助节省后续查找的时间。想把文件集中储存管理，那么可以试一下这一款企业协同办公软件-无忧·企业在线文档。
无忧·企业在线文档是一款支持开源（提供100%源代码）、私有化部署（并支持SaaS模式与PaaS模式）、支持二次开发的企业级在线文档。功能齐全（表格、文档、脑图、流程图等等），操作便捷，简单易上手，无需培训。基本能够满足大家全场景的高效办公使用需求。
产品功能介绍：
开源：
在线编辑，协同办公：可多人同时编辑，目前是各个大小企业办公中必不可少的功能，协同办公在相同成本的情况下，大大的提高工作效率
便捷操作：像书架一样的知识库的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。
便捷操作：像书架一样的知识库的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。
完善的权限体系：组织、部门、菜单、角色、等权限体系，更加适合于企业管理
高效协同，支持团队管理，提供所有者、管理者、成员、普通游客等多种角色控制信息分享范围
支持多种文档：富文本、脑图、在线表格、画图等等。。。
简单好操作的文本编辑器
功能丰富强大的在线表格，你想要的功能都有
清晰极简的脑图编辑
协同办公，提升团队效率
强大的文库搜索引擎，轻松查找任何文档，任何内容，更加方便
多种应用扩展，更加轻松便捷
产品核心特色：
私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式，满足不同场景需求，私有的才是安全的。
代码开源，目前开源的代码在gitee、github等代码托管平台开源，100%源码开放。
扩展性强，底层采用springcloud的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用。
支持多种模式：支持多租户（SaaS），也支持单租户（PaaS）模式，后端自主控制
无忧文档目前版本1.3，下一个版本更新，会逐渐调整以下功能：
支持多人在线同时协同编辑
优化画图功能
模板管理
接入WPS
如果你有功能需求，欢迎留言提出来，我们将酌情考虑添加。
除了上述的功能，我们接下来还将逐步开源“项目任务管理”、“私有化的视频会议”、“企业内部管理系统”等等一些企业级应用PaaS产品。
文件管理要从档案管理的思维出发，进行分门别类的管理。可以借助企业的互联网办公软件或简单的电子类目录进行索引管理。
如果不清楚的话，可以到所在地图书馆看看，实地考察看看图书馆如果进行图书的归类、分类及查阅。
多思考，多借鉴，按编号，按内容，按部门，按时间，按层级……建立索引并进行管理。